Gabriela Brasil é consultora de organização e produtividade.
Como você começa o seu dia? Você tem uma rotina matinal?
Busco ter manhãs tranquilas e para isso gosto de acordar antes de todo mundo. Tenho uma rotina matinal bem estruturada, que leva em torno de uma hora para acontecer. Durante essa primeira hora do dia eu não uso tecnologia e isso foi uma decisão que mudou muito o andamento das minhas manhãs. Acordo com um despertador analógico para não correr o risco de pegar o celular e já cair no tempo do outro. Começo minha rotina matinal meditando na minha varanda, que pega sol de manhã. Na sequência, preparo o meu suco verde, tomo café da manhã e minhas vitaminas. Aproveito esse primeiro momento da manhã para ficar trocando ideia com o meu marido. Logo depois do café dou uma ajeitada nas coisas em casa, pois como trabalho no esquema Home Office, para mim é muito importante que a casa esteja em ordem antes de eu começar o dia de trabalho. Depois de dar uma geral na casa, eu começo minhas outras rotinas.
Ainda pela manhã realizo um bloco de respostas onde checo minhas redes, e-mails e demais caixas de entrada. Faço um bloco de leituras que me dá uma inspirada logo cedo e aproveito meu horário mais produtivo (entre 10 e 12 horas) para o trabalho criativo, já fazendo o mais importante do meu dia pela manhã, que no caso é escrever.
Como você administra o seu tempo? Você prefere ter vários projetos acontecendo ao mesmo tempo?
Eu trabalho com blocos de tempo estruturados para organizar as minhas demandas pessoais e da empresa. Tenho rotinas que me ajudam a manter o bom andamento do fluxo das atividades, garantindo que as coisas se mantenham em dia para que eu possa dar conta de novos projetos. Geralmente o meu dia é dividido em Rotina Matinal, Organização da Casa, Bloco de Respostas, Bloco de Leituras, Bloco de Trabalho Criativo, Bloco de Estudos, Bloco de Atendimento a Cliente, Bloco da Gabi (como chamo o tempo que cuido de mim no dia), Bloco de Trabalho Reativo e Bloco de Revisão. Vou intercalando isso com meus hábitos de preparar as refeições, praticar atividades físicas e demais hábitos pessoais. Trabalho com vários projetos ao mesmo tempo. Porém, prezo muito pela priorização e busco trabalhar com projetos que se liguem às minhas metas e me permitam conciliar o fluxo de trabalho com o fluxo de atividades pessoais, afinal, antes do empreendimento vem o empreendedor. Para que isso possa acontecer, realizo revisões freqüentes para acompanhar o andamento dos meus projetos.
Como é sua relação com a tecnologia? O e-mail tem interrompido sua vida produtiva? Que ferramentas você usa para se manter organizada?
Hoje minha relação com tecnologia é super saudável, mas nem sempre foi. Busquei mudar a forma como trabalhava com tecnologia e já há algum tempo venho pesquisando e aplicando estratégias para otimizar essa relação. Por conta da minha especialização, sou consultora com foco em organização digital, acabei mudando muitas coisas na minha própria relação com tecnologia, antes de poder ajudar os meus clientes com essa mesma questão. Hoje meu envolvimento com tecnologia é cercado de propósito e delimito bem o acesso a redes sociais e e-mails, aproveitando melhor o meu tempo online. Atualmente uso o Google Calendar para agendas, Trello para organização de projetos com a equipe, Todoist para organização de projetos pessoais, Evernote como armário digital e Bullet Journal para planejamentos e acompanhamento de metas.
Como costuma ser o seu local de trabalho? Você precisa de silêncio e um ambiente em particular para trabalhar?
Meu trabalho se divide entre o Home Office e o Mobile Office. Como viajo bastante a trabalho o mais importante para mim é estar em um local silencioso e com boa conexão. Principalmente quando preciso trabalhar em consultoria com clientes. Em casa o meu Home Office é bem simples. Uma mesa com minhas canetas e uma caixa de entrada para coletar as informações. Quando viajo as canetas ficam em estojos e a caixa de entrada passa a ser uma pasta na minha mochila.
Gosto também de trabalhar em cafeterias quando estou escrevendo. O ato de olhar os passantes e o cheiro de café me traz inspiração para escrever coisas novas.
De onde vêm suas ideias? Há um conjunto de hábitos que você cultiva para se manter criativa?
Geralmente a inspiração chega pra mim depois de leituras ou conversas, então eu busco realizar essas atividades todos os dias para garantir a visitinha da inspiração. Preciso conversar com pessoas porque as situações rotineiras alimentam a minha produção de conteúdo. Da mesma forma, os livros me ajudam a formar conexões novas e deixar meu texto mais interessante. Também gosto de fazer letterings como exercício para criatividade e ter um Bullet Journal, que é uma ferramenta de organização analógica, me ajuda a linkar organização e criatividade todos os dias.
Como você lida com bloqueios criativos, como o perfeccionismo, o medo de não corresponder às expectativas e a ansiedade de trabalhar em projetos longos?
Geralmente quando me vejo meio travada volto ao planejamento do projeto e faço um novo detalhamento. Divido em pequenas etapas que pareçam menos assustadoras e que eu possa ir realizando aos poucos e sentindo o progresso. Esses pequenos passos são importantes para que o projeto não pareça um monstro e eu consiga ter motivação para trabalhar. Sou do time baby steps.
Tenho também um checklist de procrastinação do bem, com atividades que não são ligadas a trabalho, mas que me enchem de energia, como ligar para um amigo, dar uma caminhada, respirar um pouquinho com uma vela acesa, cozinhar uma comidinha, ouvir uma música animada. Quando estou com um bloqueio criativo ou a resistência está pegando, vou atrás de alguma atividade da minha lista da procrastinação do bem e depois de um tempo recarregando minha energia com aquela atividade, geralmente a vontade de fazer as coisas volta.
Você desenvolveu técnicas para lidar com a procrastinação? Que conselhos sobre produtividade não funcionaram para você?
Acho que a minha principal técnica de lidar com a procrastinação é conversar com ela. Quando sinto que estou procrastinando, pergunto para mim mesma o porquê. É a falta de clareza do próximo passo? É o cansaço? É a falta de suporte? É a falta de interesse? É falta de habilidade? É preguiça? Fazer esse diálogo interno sem julgamento me permite entender a natureza da procrastinação para o que eu estou fazendo e isso me ajuda a negociar.
Gosto também da metodologia EAT THAT FROG, que diz pra gente engolir o sapo e fazer logo o que é mais importante primeiro, ou seja, antes do meio dia. Para mim, o mais importante é escrever. Então garanto ter isso na minha manhã. Às vezes é difícil começar, mas sento na minha cadeira religiosamente às 10 da manhã e engulo o sapo!
Copiar modelos de outras pessoas nunca funcionou para mim. Eu sempre precisei trabalhar com ferramentas do meu jeito. Já me disseram que era bom centralizar todas as atividades em uma ferramenta só, por exemplo. Mas para minha cabeça que gosta de setorização, isso nunca funcionou.
Qual é o livro que mais mudou a sua vida e por quê? O que você considera inspirador ler ou aprender sem que lhe peçam ou esperem isso de você?
Essencialismo – A disciplinada procura por menos. É o meu livro de cabeceira e ele veio em um momento da minha vida onde eu estava mesmo buscando por menos ruído e mais significado. Para ir mais longe é preciso fazer menos, eu acreditava. E o livro veio para validar essa ideia e me mostrar como eu poderia seguir esse estilo de vida mais minimalista. Funcionou.
Eu adoro ler sobre desenvolvimento pessoal e espiritualidade. Não é algo que as pessoas esperam de mim e muitas vezes, percebo até um certo preconceito quando digo que gosto desses temas. Tudo bem! Eles me inspiram e é isso que importa.
Que conselho você queria ter ouvido aos vinte anos? Com o que você sabe hoje, se tivesse que começar novamente, o que você faria de diferente?
Peça mais ajuda. Não é vergonhoso não saber algo. Não é problema perguntar quando você não sabe. Pedir ajuda é caminho para evolução e eu queria ter sim aprendido isso mais cedo. Mas acredito verdadeiramente que tudo que passei até hoje foi importante para me trazer até onde estou agora. Talvez se eu pudesse começar novamente, anotaria todas as impressões e aprendizados com mais detalhamento em meus diários, para me ajudar a entender melhor o que se passava na minha mente através das minhas próprias palavras. Não sei se pediria para mudar as situações vividas. Valorizo muito as dores e amores que tive até hoje e sei que sem eles, não seria esse mesmo eu escrevendo aqui.
Que projeto você gostaria de fazer, mas ainda não começou? Que livro você gostaria de ler e ele ainda não existe?
Quero trabalhar em um projeto social, voltado para crianças. É um projeto que está na minha mente desde que comecei a trabalhar com organização. Todo o meu trabalho hoje tem esse projeto como norte. Um livro que eu adoraria ler mas que não existe ainda? Vale a minha biografia não autorizada? (risos)