Clarissa Donda é Country Manager para o Brasil na Doist, empresa que desenvolve o Todoist. Também escreve sobre viagens em seu blog Dondeando por Aí.
Como você começa o seu dia? Você tem uma rotina matinal?
Sim, eu procuro ter uma rotina matinal para começar o meu dia – eu já percebi na prática que sempre que começo o meu dia de uma determinada forma, minha produtividade e minha satisfação com o meu trabalho é impactada de forma muito visível.
Eu procuro sempre acordar no mesmo horário todos os dias, entre 6:30 e 7:30. Eu levanto e vou imediatamente preparar meu café da manhã e tomar um chá. Isso é engraçado, aliás: como moro em Londres, o ritual de tomar chá meio que foi tomando conta da minha vida, e virou uma espécie de gatilho para eu começar o dia!!! Claro que de vez em quando pinta uma manhã super corrida, mas eu já percebi que eu funciono melhor se a minha manhã for mais calma – é quando eu consigo fazer meu trabalho mais significativo. Algo que tenho tentado fazer é meditar por 10 minutos toda manhã – ainda não sou muito disciplinada, mas também reparei o quanto me faz bem. Mas o processo despertar + café da manhã + chá e meditação me deixam pronta para o dia, e me sinto “fora do eixo”, digamos, quando não faço isso.
Ah, os fins de semana não são muito diferentes, embora nesses dias eu me permita curtir o dia de forma mais devagar.
Como você administra o seu tempo? Você prefere ter vários projetos acontecendo ao mesmo tempo?
Acho que nem é uma questão de preferir ter vários projetos acontecendo ao mesmo tempo, eles simplesmente acontecem! Então, a forma com que eu administro o meu tempo muda muito porque estou constantemente descobrindo e testando novas formas de conseguir gerenciar o andamento de várias frentes de trabalho ao mesmo tempo sem enlouquecer.
Uma das minhas últimas experiências tem sido estabelecer blocos de tempo na medida do possível para executar minhas atividades, com separações visíveis. Por exemplo, eu dedico uma hora para começar as minhas manhãs, como expliquei acima. Já as primeiras horas do dia são sempre dedicadas a fazer as tarefas mais importantes ou criativas no dia, em que eu preciso da cabeça mais fresca – e essas atividades ou tarefas podem estar relacionadas a um projeto só ou a vários, porque o que eu levo em consideração é a minha energia criativa para realizá-las. Costumo deixar reuniões sempre para a parte da tarde, e se possível entre quartas e quintas, que também são dias em que eu estou mais cansada. Respondo e-mails à tarde, também. Procuro organizar o meu tempo de acordo com a minha energia, e vou alocando meus compromissos de diferentes projetos de acordo com isso.
Como é sua relação com a tecnologia? O e-mail tem interrompido sua vida produtiva? Que ferramentas você usa para se manter organizada?
Minha relação com a tecnologia já foi terrível, e acho que hoje é positiva – mas isso tem mais a ver com a disciplina e um pouco de autoconhecimento do que com a tecnologia em si. Por exemplo, eu acho que uma das melhores dádivas da tencnologia é permitir que todas as informações e pessoas estejam a seu alcance em qualquer lugar, e como eu trabalho muito remotamente (seja viajando, seja de um escritório móvel ou de um café), eu preciso ter tudo à disposição para ser produtiva. A “nuvem”, aqui, é excelente para mim. Porém, ao mesmo tempo, acho que o lado sombrio disso é o fato de que a tecnologia se torna muito invasiva (leia-se: mil notificações de mensagem no WhatsApp a todo momento), sobrecarregada e gerando uma terrível ansiedade. O melhor retrato disso é o feed do Twitter, que por mais que você leia, ele está sempre dizendo que há novas mensagens a serem lidas, que você não está atualizado, etc…
Esse feeling é desesperadoramente distrativo para mim. Por isso, entram aí o autoconhecimento (eu sei que eu me distraio fácil) e a disciplina (eu preciso encontrar formas de vetar essa onda de informações e notificações, aprender a conviver com ela para usá-la de uma forma produtiva e respeitar esses limites de exposição – para o meu próprio bem!).
Por isso, acho que tenho muito o que responder aqui! Vamos lá, vou tentar responder separadamente!
Sobre e-mails: Acho que trabalhar na Doist (empresa por trás do app de lista de tarefas Todoist) tem me ajudado muito a ter um fluxo de trabalho focado e produtivo. Para começar, nós quase não usamos e-mail. Doist está lançando uma nova plataforma de comunicação chamada Twist, cuja principal proposta é a “mindful communication” (veja bem, não estou fazendo jabá, mas não consigo explicar como trabalho se eu não falar dessa ferramenta!). Basicamente, como nossa equipe interna é totalmente remota (temos gente espalhada das Filipinas e Taiwan até a Califórnia – ou seja, pegando quase todos os fusos horários que existem), nossa maior necessidade é se comunicar dentro de uma velocidade necessária para a realização de projetos e entrega de deadlines, mas ao mesmo tempo que não seja estressante nem dependente de respostas imediatas (até porque elas não vão vir se o dia do seu colega ainda nem começou). Nossa comunicação é assíncrona pela própria natureza da equipe, e a plataforma de comunicação acompanha isso. Isso é fantástico, porque nos permite organizar nosso horário de trabalho de acordo com nossas metas e horários em que rendemos melhor, mas também planejar com antecedência. Logo, quase não mando e-mails no trabalho, e não tenho nenhuma saudade daquela sensação de tensão de esperar por um e-mail importante ou o senso de urgência em ter que respondê-lo imediatamente. Eu consigo hoje administrar meus e-mails e comunicações com equilíbrio e de modo que eu só precise abri-los na hora em que eu preciso mesmo lidar com eles. Olha, e é de uma enorme paz estar em uma equipe coesa que pensa e funciona da mesma forma.
Dito isto, quem costuma interromper minha vida produtiva mesmo são apps de comunicação como o WhatsApp. Acho que o que faz com que a relação das pessoas com a tecnologia não seja saudável é a forma com que alguns apps de comunicação são invasivos – um aviso de que a sua mensagem foi visualizada exerce uma pressão em responder e ser respondido, e a verdade é que nem sempre temos os recursos e informações à mão para responder tudo na hora. Eu mesma nunca fui boa em responder meus amigos na hora, e volta e meia tenho que ficar pedindo desculpas por não ter respondido dentro de 10 minutos. E para facilitar minha organização, eu procuro usar uma determinada ferramenta para uma finalidade específica. Por exemplo, eu tenho WhatsApp e Skype, mas procuro usá-los apenas para questões pessoais (e só em última instância como trabalho), deixando Hangout, e-mails, Twist e os comentários de Todoist para questões de trabalho. Isso me permite definir qual a prioridade de resposta de uma determinada mensagem só em ver o canal por onde ela chegou, não preciso nem olhar a mensagem em si. Isso também me facilita na hora de reunir as informações para responder essas demandas. Para quem trabalha com vários projetos ao mesmo tempo isso é ótimo. Claro que para isso funcionar é preciso que os seus amigos e colegas de trabalho respeitem isso – e levar eles a entenderem que isso te ajuda é um processo que leva tempo, mas na maioria das vezes tem funcionado.
Ferramentas que eu gosto para ficar produtiva:
Mobilidade: Como disse, preciso ter tudo à mão para poder trabalhar/criar/escrever de onde eu estiver. Por isso tenho uma tendência a usar muitos apps multiplataforma e com sincronização automática. Uso muito Todoist (óbvio!) para gestão de tarefas e projetos e como um banco de ideias; Twist para comunicação com a equipe; Pocket para salvar artigos para ler depois ou guardar para pesquisas e referências (gosto do fato de poder usá-lo offline, no metrô, por exemplo). Estou experimentando o OneNote para brainstorming e detalhamento mais elaborado de projetos e gostando muito (usava Evernote antes, mas não funcionou muito comigo). Uso muito Dropbox e Google Drive para ter sempre documentos e fotos à mão e colaborar em projetos com minha equipe remota.
Foco: Tenho uma assinatura do Focus@Will, um app de músicas para aumentar a concentração (você pode colocá-lo para tocar por uma hora e meia, colocar o headphone e pronto – uma hora e meia de produtividade pura). Funciona bem comigo para momentos em que eu preciso de concentração, como para escrever um post ou terminar um relatório importante. Uso o NewsFeed Erradicator no navegador para bloquear o wall do Facebook – e tem me ajudado a ter uma disciplina em não cair no buraco negro de procrastinação nas redes sociais enquanto estou trabalhando, especialmente porque parte do meu trabalho envolve redes sociais. E parece muito geek dizer que uso um app para meditar, mas eu confesso que tem me ajudado, sabia? Eu uso o Calm.
PS: achei que valia incluir aqui uma dica. Eu comprei o Lumie, um despertador que simula a luz do nascer do sol para acordar, e isso promove um despertar e um adormecer mais calmo e progressivo – e certamente menos traumático para o corpo do que um alarme disparando do seu lado. Também foi uma das pequenas coisas que eu incorporei no meu dia a dia e que senti fazer uma diferença positiva na qualidade do meu sono.
Como costuma ser o seu local de trabalho? Você precisa de silêncio e um ambiente em particular para trabalhar?
Trabalhar remotamente envolve aquela boa teoria de que é possível trabalhar de qualquer lugar do mundo, mas na prática uma rotina e um lugar fixo ajudam muito na produtividade. Eu preciso de um ambiente que seja claro (trabalhar perto de janelas é algo que me ajuda muito), com boa iluminação, e que sobretudo eu não seja interrompida (como trabalho com vários projetos ao mesmo tempo, qualquer interrupção me faz perder o fio da meada).
A verdade é que eu trabalhava de casa, e recentemente montei um escritório para isso. Isso resolveu o problema da produtividade, mas por outro lado trabalhar de casa é também algo muito solitário e monótono – e fica pior ainda no inverno inglês, que é chuvoso e frio e a gente já não tem muita vontade de sair de casa. Então há 4 meses eu passei a trabalhar num espaço de coworking perto da minha casa. Tem sido uma ótima experiência: o ritual de me arrumar, sair de casa e ver gente tem me ajudado a trazer limites temporais e físicos para o trabalho (chega de trabalhar pela madrugada adentro!) e me forçado a deixar a preguiça de lado. Nesse espaço, eu tenho minha mesa de trabalho, uma boa internet, café, pessoas para conversar e fazer networking (quando e se eu quiser, veja bem!), música ambiente… passei a render muito mais nas tarefas.
E com isso, eu deixo para trabalhar nos meus projetos pessoais e no meu blog do escritório de casa. Essa separação física também é um gatilho útil para deixar a mente no modo produtivo que eu preciso.
De onde vêm suas ideias? Há um conjunto de hábitos que você cultiva para se manter criativa?
Eu gosto de ler muito. Livros e artigos interessantes fazem parte do dia a dia (e também procuro guardá-los para reler quando necessário ou para usar como referência). Posso dizer que sou a louca das listas: tenho listas de livros para ler, para comprar, artigos na fila… adoro! E recentemente fui fisgada pelo mundo dos podcasts, de modo que eu quase sempre estou ouvindo algum episódio interessante, especialmente no meu deslocamento.
Curto muito museus e exposições, quase sempre vou em uma, e procuro ir com calma porque gosto de ficar absorvendo as idéias. E sou muito fã do “people watching”, que é simplesmente ficar numa praça ou num café interessante observando as pessoas, especialmente em lugares novos. Acho que as melhores histórias e causos que eu tenho para contar são de momentos assim, e tenho muitos momentos de inspiração dessa forma.
Uma coisa que costuma ativar meu lado criativo é sair ao ar livre, de dia. Quando eu morava no Rio de Janeiro, costumava muito ir à praia sozinha, e especialmente em dias e locais mais vazios, como a Praia da Reserva, Grumari, etc. Aqui em Londres eu vou muito a parques, seja para correr, seja para caminhar ou sentar num banco com um caderno. Aliás, eu estou sempre com um caderno a tiracolo.
Mas acho que as melhores inspirações que eu tenho são pessoas. Tenho procurado cultivar um círculo de amigos queridos e inspiradores, e procuro sempre reservar tempo para uma conversa com eles, bem como descobrir pessoas interessantes que postam e discutem idéias diferentes. Para mim é um enorme privilégio ter uma boa troca de idéias com pessoas assim.
Como você lida com bloqueios criativos, como o perfeccionismo, o medo de não corresponder às expectativas e a ansiedade de trabalhar em projetos longos?
Então (risos), eu confesso que este ainda é um problema com o qual tenho procurado trabalhar mais. Eu sou muito perfeccionista por natureza, e eu sei que isso é uma forma de procrastinação, de certa forma.
Em relação à ansiedade de trabalhar em projetos longos, uma coisa que tenho procurado fazer e que funciona bem para mim é ter alguns “milestones”, ou metas intermediárias que eu preciso bater. Eu funciono bem com prazos e avaliações, e se estabeleço uma meta e um prazo para cumprir, eu consigo me focar bem nele. Sou do tipo que funciona bem quando tenho prazos e objetivos, e no caso de projetos longos eu preciso criar objetivos mais “próximos”. Além disso, eu sinto uma necessidade constante de troca de idéias com outras pessoas, de ler sobre formas criativas de atingir essas metas – isso me ajuda a não perder o tesão pelo projeto, nem cair no marasmo.
Já os bloqueios criativos ainda são um problema para sim, porque sou extremamente crítica com o meu trabalho – e eu tenho este problema apenas nas minhas atividades criativas (sobretudo escrever, algo que faço muito por ser blogueira e jornalista) do que nas outras atividades mais analíticas e estratégicas. Quando isso acontece, eu tento trabalhar não com a inspiração, mas com o processo. Eu saio de casa para dar uma volta e trabalhar num café, por exemplo. A mudança de ambiente, a caminhada até o local, o senso de limite de tempo (não dá para ficar uma tarde inteira no café, não é?) costumam ajudar a “entrar no ritmo”. Ah, se mesmo assim me dá um “branco”, eu tento criar uma estrutura e partir dali. Por exemplo, se tenho um post para escrever, eu sento na cadeira com o meu chá a postos (lembra dele? É meu gatilho mental de “bora trabalhar”!), escrevo uma lista de tópicos que pretendo abordar, “recheio” essa estrutura com as fotos daquele post, e vou indo.
Mas, como disse, essa parte de extravasar a criatividade ainda me causa certa dificuldade às vezes, de modo que ainda estou numa fase de aprendizado nesse quesito.
Você desenvolveu técnicas para lidar com a procrastinação? Que conselhos sobre produtividade não funcionaram para você?
Acho que escrevi várias coisas sobre isso acima… Eu preciso de uma rotina para trabalhar, ou ao menos criar um ambiente e um momento para colocar as mãos na massa (o gatilho mental do chá, a mudança de ambiente, a mesa com uma boa iluminação, o app de músicas de concentração…).
Sobre conselhos que não funcionam (pelo menos para mim): ser multitasking… é um mito, especialmente se as suas atividades exigem atenção para serem bem feitas. Notificações também são coisas que eu não uso, elas eliminam a minha concentração. E o conselho de “acorde cedo se quiser ser produtivo” é uma verdade, mas a premissa mais importante é “tenha uma boa noite de sono” – ou seja, se você está cansado ou dormiu pouco e se o seu corpo precisa de mais descanso (ou se você não é uma pessoa matutina), não adianta acordar cedo e ficar cansado o resto do dia. Procure ter uma noite de sono energizante.
Ah, e uma coisa que eu só aprendi recentemente, e parece meio paradoxal: trabalhar é importante e a manhã pode ser necessária para resolver muita coisa, mas se a manhã é o único momento do dia que você tem para ficar com a sua família ou com as pessoas que significam muito para você, vale a pena repensar uma rotina que permita priorizar esses momentos sem culpa – ou se planejar para compensar esses momentos depois. Acho que produtividade não adianta muito se a gente não termina o dia feliz por ter vivido os momentos que realmente fazem a diferença para a gente.
Qual é o livro que mais mudou a sua vida e por quê? O que você considera inspirador ler ou aprender sem que lhe peçam ou esperem isso de você?
Eu acabei de ler “Start with Why”, do Simon Sinek (acho que o título em português é “Por quê? Como grandes líderes inspiram ação” e ele foi profundamente inspirador não só para o trabalho, mas me fez pensar várias coisas que eu faço no dia a dia e em que acredito. Não sei se ele vai mudar minha vida (acabei de ler agora há pouco, é muito cedo para dizer, né?) mas certamente me impactou de uma forma que poucos livros já fizeram.
Em geral eu sou uma boa leitora, estou sempre lendo algo, muitas vezes dois ou três livros simultaneamente. Então ler é algo que ninguém precisa pedir ou esperar de mim – pelo contrário, estou sempre atrás de boa recomendações!
No momento estou numa fase de ler livros sobre negócios, produtividade, minimalismo e assuntos desse universo. Foi uma faísca que despertou com o meu trabalho com Todoist, mas me descobri apaixonada por esse assunto. Meu próximo livro para ler será o Deep Work, do Cal Newport – já estava na minha lista há tempos e acabei de comprar!
Mas o meu livro preferido de todos os tempos, até hoje, é indiscutivelmente literatura: “A Insustentável Leveza do Ser”, de Milan Kundera.
Que conselho você queria ter ouvido aos vinte anos? Com o que você sabe hoje, se tivesse que começar novamente, o que você faria de diferente?
Acho que seriam dois conselhos: “não acredite no seu dom” e “não existe inspiração, existe disciplina”.
Um exemplo: eu sempre tive certa facilidade para escrever, desde pequena. Eu tinha as melhores notas na redação da escola, eu gostava de escrever poemas, contar historinhas – sempre foi um “dom”, se é que podemos usar essa palavra aqui. E hoje eu penso que o fato de que eu sempre recebi elogios porque eu escrevia bem, seja de professores ou de colegas, me colocou de certa forma em uma zona de conforto que hoje eu vejo como algo extremamente perigoso. Porque me criou a crença, ou o costume, de que eu não precisava me esforçar ou estudar muito técnicas de escrita, ou fazer muitos exercícios, ou praticar mais – afinal, eu já era boa, eu já tinha o dom, né? E com isso, eu acho que perdi enormes oportunidades, desde cedo, de praticar mais, de aprender novas formas de escrever, de me comunicar, de desenvolver habilidades… E isso leva a outro ponto: eu passei a acreditar que, como eu já era boa em escrever, tudo o que eu precisava era inspiração e pluft – as palavras vinham. Não nego que isso funcionou lindamente algumas vezes, mas com o passar do tempo isso se tornou mais a exceção do que a regra, e a boa escrita, como qualquer outra habilidade, tem que ser exercitada todos os dias – taí a disciplina, a sabedoria que diz que “a prática leva à perfeição”.
E eu ilustro essa resposta com este exemplo sobre a escrita, mas o conselho valeria para qualquer habilidade. E às vezes me pego imaginando onde eu estaria hoje se o meu “eu” de 15 anos atrás já tivesse tido esse “clique” na cabeça. Menos dom e mais “hard work”. Sem desculpas.
Que projeto você gostaria de fazer, mas ainda não começou? Que livro você gostaria de ler e ele ainda não existe?
Há alguns anos eu participei como voluntária na ONG Cruzada do Menor dando aulas de técnicas de vendas a adolescentes de 15 e 16 anos que estavam estudando em escolas públicas e que moravam nas imediações do Shopping Nova América, no Rio de Janeiro. Foi uma experiência fantástica – a idéia era capacitá-los para conseguir seu primeiro emprego em lojas, e com isso promover uma mudança positiva nas suas vidas e nas suas carreiras. Eu adorei ter feito parte daquilo, e tenho um sonho antigo de voltar a participar ou a promover algo semelhante, mas com um enfoque mais amplo, envolvendo trabalho, vida, saúde, autoestima. Particularmente, eu gostaria muito de participar de algum projeto educativo e empoderador como esse, mas que fosse voltado para meninas (adolescentes ou jovens adultas), colocando-as desde cedo em contato com outras mulheres especialistas em empreendedorismo, organização, produtividade, questões de saúde, coaching pessoal e profissional, psicologia… Sobretudo, promover um ambiente de troca de idéias, aprendizados e discussões inspiradoras e construtivas. Talvez numa plataforma digital, para permitir um alcance maior. Hoje eu participo de uma série de discussões tão enriquecedoras e construtivas com tantas pessoas diferentes, e sinto a necessidade de poder dar isso de volta de uma forma transformadora para outras meninas também.